Le temps et les ressources sont limités dans la plupart des pratiques de soins oculaires. Voici quatre tâches administratives que vous pouvez automatiser pour améliorer l’efficacité de la gestion du temps.
Les tâches administratives peuvent être des obstacles à l’efficacité des pratiques de soins oculaires. Ils sont évidemment nécessaires, mais ils prennent souvent beaucoup trop de temps lorsque vous les combinez. Ne serait-ce pas agréable si vous n’aviez pas à en faire certaines ? Cela libérerait votre emploi du temps pour des choses importantes comme l’engagement des patients et la commercialisation de votre cabinet.
Heureusement, il y a beaucoup de tâches administratives que vous pouvez automatiser pour libérer du temps et des ressources. En voici quatre :
1. E-mail, texte et voix automatisés
Vous communiquez avec vos patients de différentes manières, des e-mails et des messages texte aux appels téléphoniques et aux messages vocaux. Ces communications peuvent concerner des rendez-vous, des produits et même des anniversaires. Ils s’accumulent, vous devez donc probablement mettre de côté une bonne partie de votre journée pour les gérer, parfois même après des heures où vous êtes déjà rentré.
Vous automatisez en fait bon nombre de ces communications, car il existe des services automatisés qui rappellent les rendez-vous, les informent lorsque leurs lunettes sont prêtes et leur envoient même un message d’accueil à leur anniversaire. Mieux encore, ils peuvent recevoir des communications sous n’importe quelle forme : e-mail, texte ou voix.
2. Remplisseur de rendez-vous
Les rendez-vous sont particulièrement problématiques lorsqu’il s’agit de consommer du temps et des ressources. Il y a beaucoup de tâches associées aux rendez-vous, de la recherche des créneaux horaires libres pour votre médecin à la prise de rendez-vous en passant par leur déplacement et leur annulation. Bien qu’il existe des outils de gestion du temps et des logiciels, vous devez souvent gérer les tâches liées aux rendez-vous par téléphone.
Toutefois, grâce à l’automatisation du remplissage des rendez-vous, vous pouvez remplir les créneaux de rendez-vous annulés à l’aide d’une liste d’attente électronique. Ainsi, si un patient quitte un rendez-vous planifié, vous aurez déjà un autre patient en attente de remplir automatiquement la plage horaire. Si les patients peuvent demander des rendez-vous en ligne, il s’agit d’un moyen doublement efficace de libérer du temps.
3. Enquêtes patient automatisées
Le fait que les patients remplissent des enquêtes papier à la main n’est plus un moyen efficace d’obtenir un feed-back constructif. Il est fort probable que vous n’obteniez pas beaucoup de réponses. Alors, comment savez-vous ce que les patients ressentent dans votre cabinet de soins oculaires et ce qui est important pour eux ? Passer au numérique est la première étape ; l’automatisation est la deuxième.
Grâce aux enquêtes automatiques auprès des patients, ceux-ci auront automatiquement la possibilité de donner leur avis. Ils sont faciles à remplir, personnalisés en fonction de ce que vous voulez savoir et aident considérablement à améliorer l’expérience du patient. Plus important encore, ils empêchent les patients de passer directement en revue les sites avec des commentaires négatifs avant que vous n’ayez eu l’occasion d’en apprendre davantage sur les domaines que vous devriez améliorer. Tout cela améliore votre taux de capture.
4. Témoignages de patients
Vous pourriez penser qu’il n'y a aucun moyen d’automatiser les témoignages de patients et que vous avez raison techniquement. Vous ne voulez pas qu’un ordinateur génère des témoignages de patients ; vous voulez de véritables témoignages de patients de vraies personnes. Cependant, ce que vous pouvez automatiser, c’est déplacer les commentaires que vous recevez des enquêtes auprès des patients vers votre site Web. Cela vous permet par exemple d’afficher en évidence le feedback avec un rang de quatre étoiles ou plus, le tout sans avoir à lever le doigt.
L’automatisation de quelques tâches administratives peut vous donner plus de temps et de ressources que vous ne le pensez. Si votre cabinet de soins oculaires recherche l’un ou l’autre, il est temps de considérer un programme de récompenses pour les soins oculaires avec des avantages automatisés comme l’une de ses récompenses.