Le temps et les ressources sont limités dans la plupart des magasins. Voici quatre tâches administratives que vous pouvez automatiser afin d'être plus efficace dans la gestion de votre temps.
Les tâches administratives peuvent être des pierres angulaires de l'efficacité de votre magasin. Elles sont évidemment nécessaires, mais prennent souvent beaucoup trop de temps lorsqu'on les additionne. Ne serait-il pas agréable de ne pas avoir à en faire certaines ? Cela libérerait votre emploi du temps pour des choses importantes comme l'engagement des clients et le marketing de votre magasin.
Heureusement, il existe un certain nombre de tâches administratives que vous pouvez automatiser pour libérer du temps et des ressources. En voici quatre :
1. E-mail, texte et voix automatisés
Vous communiquez avec vos porteurs de différentes manières, des courriels aux textos en passant par les appels téléphoniques et les messages vocaux. Ces communications peuvent porter sur des rendez-vous, des produits et même des anniversaires. Elles s'accumulent, si bien que vous devez probablement consacrer une bonne partie de votre journée à leur traitement, parfois même en dehors des heures de travail, lorsque vous êtes déjà rentré chez vous.
En fait, vous pouvez automatiser un grand nombre de ces communications, car il existe des services automatisés qui rappellent aux gens leurs rendez-vous, les informent lorsque leurs lunettes sont prêtes et leur envoient même une carte de vœux pour leur anniversaire. Mieux encore, ils peuvent recevoir les communications sous la forme qu'ils souhaitent : courriel, texto ou messages vocaux.
2. Gestionnaire de rendez-vous
Les rendez-vous sont particulièrement problématiques lorsqu'il s'agit de consommer du temps et des ressources. Les tâches liées aux rendez-vous sont nombreuses, qu'il s'agisse de trouver les créneaux horaires libres pour votre médecin, de fixer initialement le rendez-vous, de le déplacer ou de l'annuler. Bien qu'il existe des outils et des logiciels de gestion du temps, vous devez souvent gérer les tâches liées aux rendez-vous par des appels téléphoniques.
Avec l'automatisation du remplissage des rendez-vous, cependant, vous pouvez remplir les créneaux de rendez-vous annulés en utilisant une liste d'attente électronique. Ainsi, si un client se désiste d'un rendez-vous prévu, vous aurez déjà un autre client qui attendra pour remplir automatiquement le créneau horaire. Si les clients peuvent demander des rendez-vous en ligne, c'est un moyen doublement efficace de libérer du temps.
3. Enquêtes automatisées auprès des clients
Faire remplir aux clients des questionnaires papier à la main n'est plus un moyen efficace d'obtenir un retour constructif. Il y a de fortes chances que vous n'obteniez pas beaucoup de réponses. Alors comment savoir ce que les clients pensent de votre magasin et découvrir ce qui est important pour eux ? Le passage au numérique est la première étape ; l'automatisation en est la seconde.
Grâce aux enquêtes automatisées auprès des porteurs, vos clients auront automatiquement l'occasion de donner leur avis. Elles sont faciles à remplir, personnalisées en fonction des éléments que vous souhaitez connaître et contribuent grandement à améliorer l'expérience des patients. Plus important encore, ils empêchent les patients d'aller directement sur les sites d'évaluation avec des commentaires négatifs avant que vous n'ayez eu l'occasion de connaître les domaines que vous devriez améliorer. Tout cela améliore votre taux de capture.
4. Témoignages clients
Vous pensez peut-être qu'il est impossible d'automatiser les témoignages de clients et vous avez techniquement raison. Vous ne voulez pas qu'un ordinateur génère des témoignages de clients ; vous voulez des témoignages de clients réels, provenant de personnes réelles. Ce que vous pouvez automatiser, en revanche, c'est de transférer sur votre site web les commentaires que vous recevez des enquêtes auprès des porteurs. Cela vous permet, par exemple, de mettre en évidence les commentaires ayant obtenu quatre étoiles ou plus, sans avoir à lever le petit doigt.
L'automatisation de quelques tâches administratives peut vous donner plus de temps et de ressources que vous ne le pensez. Si votre activité recherche l'un ou l'autre, il est temps d'envisager un programme de récompenses ophtalmologiques dont l'une des récompenses est l'automatisation.