대부분의 안경렌즈 진료소에는 시간과 자원이 한정되어 있습니다. 시간 관리를 효율적으로 활용하기 위해 자동화할 수 있는 관리 작업 네 가지를 소개합니다.
관리 작업은 안경렌즈 진료 업무 효율성의 걸림돌이 될 수 있습니다. 너무도 필수적이지만, 이를 모두 합치면 시간이 너무 오래 걸리는 경우가 많습니다. 이 중 일부를 할 필요가 없다면 괜찮지 않을까요? 이를 통해 환자 참여 및 진료소 마케팅과 같은 중요한 일과 관련한 일정을 자유롭게 잡을 수 있습니다.
다행히도 시간 및 자원을 절약하기 위해 자동화할 수 있는 관리 업무가 상당히 많습니다. 그중 4가지는 다음과 같습니다.
1. 자동 이메일, 문자 메시지 및 음성메일
이메일, 문자 메시지, 전화 및 음성 메일 등 다양한 방식을 통해 환자와 소통할 수 있습니다. 이러한 의사소통은 예약, 제품 심지어 생일에 관한 것일 수 있습니다. 아마도 점점 늘어나는 의사소통을 처리하기 위해 하루의 상당한 시간을 따로 배정해야 할 것입니다. 여러분이 이미 퇴근한 이후라도 말입니다.
고객에게 예약을 알려주고 안경이 준비되면 이를 알리고 생일에 인사를 건네는 등의 자동화된 서비스가 있기 때문에 여러분은 실제로 이러한 소통의 상당 부분을 자동화할 수 있습니다. 무엇보다도 이메일, 문자 또는 음성메일처러 고객이 원하는 방식으로 소통할 수 있습니다.
2. 예약 채우기
예약은 시간과 자원의 소비에 있어서 특히 문제를 일으킵니다. 예약과 관련된 업무는 의사에게 비어 있는 시간대를 파악하는 것과 처음 예약 시간을 잡는 일 부터 이리저리 옮기고 취소하는 것까지 꽤 많습니다. 일부 시간 관리 도구와 소프트웨어가 있지만 전화 통화로 약속 관련 작업을 관리해야 할 때가 많습니다.
그러나 예약 채우기를 자동화하면 전자 대기 목록을 사용하여 취소된 예약 시간대를 채울 수 있습니다. 따라서 환자가 예약된 약속을 취소하면, 대기 중인 다른 환자가 자동으로 빈 시간을 채우게 됩니다. 환자가 온라인으로 예약을 요청할 수 있다면, 이는 시간을 절약하기에 두 배로 효과적인 방법입니다.
3. 자동 환자 설문조사
환자에게 종이 설문조사를 작성하도록 하는 것은 건설적인 피드백을 받기에 효과적인 방법이 더 이상 아닙니다. 응답을 많이 받지 못할 가능성이 높습니다. 환자들이 안경렌즈 진료소 기준에 대해 어떻게 느끼는지, 그리고 무엇을 중요하게 여기는지 어떻게 알 수 있을까요? 디지털화는 첫 번째 단계이며 자동화가 두 번째 단계입니다.
환자 자동 설문조사를 통해 환자에게 자동으로 피드백을 제공받을 수 있습니다. 환자들의 경험 향상에 도움을 주고자 하는 것들에 맞춰 손쉽게 작성할 수 있습니다. 더욱 중요하게도, 여러분이 개선해야 할 영역에 대해 알기 전에 환자가 부정적인 반응이 있는 리뷰 사이트로 이동하는 것이 방지됩니다. 이 모든 것이 유치 비율을 높여줍니다.
4. 환자 추천서
여러분은 환자 추천서를 자동화할 수 있는 방법이 없다고 생각할 수 있습니다. 엄밀히 말하자면 그렇습니다. 컴퓨터가 작성한 환자 추천서가 아니라 실제 환자의 실제 추천서를 원할 것입니다. 하지만, 환자 설문조사에서 받은 피드백을 웹사이트로 옮기는 것은 자동화 할 수 있습니다. 이를 통해 가령 별 4개 이상의 등급을 가진 피드백을 손가락 하나 까딱하지 않고 눈에 띄게 표시할 수 있습니다.
몇 가지 관리 작업만 자동화하면 생각보다 시간과 자원이 더욱 늘어날 수 있습니다. 여러분의 안경렌즈 진료소에서 둘 중 하나를 찾고 있다면, 보상 중 하나로 자동화된 혜택이 있는 안경렌즈 보상 프로그램을 고려할 때입니다.